クラウドPBXは、クラウド上にPBX(内線電話交換機)を設置し、インターネットを介して電話機能を利用できるサービスのことです。クラウドPBXを導入することで、社員のスマートフォンも内線化できるほか、スマートフォンからでも会社電話番号を使った発着信が可能となります。
この記事では、クラウドPBXの概要や仕組み、メリット・デメリットなどについて解説しています。また、クラウドPBXサービスを選ぶ際のポイントについても取り上げているため、ぜひ参考にしてください。
まずはクラウドPBXの基本を知っておこう
クラウドPBXとは、クラウド上にPBX（内線電話交換機）を設置し、インターネットを介して電話機能を利用できるサービスのことです。
PBXは、「Private Branch Exchange」の頭文字をとったもので、複数の電話機等の端末 を接続し、外線を振り分けたり、内線の転送を自由に行ったりできるようにするシステムです。
クラウドPBXは、クラウド上にPBXを設置するため物理的な装置が必要なく、インターネットに接続できる環境であれば、どこにいても会社の電話を発着信できるようになります。
クラウドPBXは、内線の通話料はかからないため、例えば外出中の社員宛てにかかってきた電話を保留にして担当者に内線をつなぐことで電話代を抑えることもできます。一度電話を切って担当者に外線で電話がかかってきた旨を伝える、帰社後に折り返し電話することを先方に伝えるといった手間がかからないため業務がスムーズになります。
昔からある電話線を使ったレガシーPBXと比べても、初期費用が安いなどコストメリットも大きく、導入も簡単なので近年はクラウドPBXが主流になりつつあります。
クラウドPBXの主な機能
クラウドPBXは、内線通話や外線の鳴り分け、保留や転送など、仕事をする上で欠かせないさまざまな機能を搭載しています。サービスによって具体的な機能は異なりますが、主な機能としては以下のようなものが挙げられます。
標準的な機能
- 代表番号での発着信：会社の代表番号から発信・着信ができる
- 内線：異なる拠点でも従業員同士の通話が内線ででき、通話料が発生しない
- 保留・転送：通話中に一度保留したり、保留したうえで担当者に転送できる
- 留守番電話：アナウンスを流して相手の音声を録音できる。特定の日付・時間に留守番電話を使うこともできる
- 着信拒否：指定した電話番号からの着信を拒否できる
- 通話録音：通話を録音して後から聞き直すことができる
オプションで取り扱いがある機能
- FAX：インターネット回線を使ってFAXの送受信ができる
- 顧客情報の表示：CRMなどと連携させることで着信時に相手の情報が表示される
このように、クラウドPBXでは多くの機能が使えるため、さまざまなビジネスシーンで活躍してくれるでしょう。
クラウドPBXを利用できる端末
クラウドPBXは、電話機やスマートフォン、パソコンなどさまざまな端末で利用可能です。
例えば、社用スマートフォンを用意しなくても、社員個人のスマートフォンに内線通話アプリを導入することで会社の代表番号での通話が可能となります。社員が使い慣れた自分のスマートフォンで業務を行えるため、業務効率の向上も期待できるでしょう。
クラウドPBXはインターネット環境がありアプリが対応していれば利用できるため、iOSやAndroidといったOS、au、docomo、SoftBankといったキャリアに関係なく利用可能です。
スマートフォン以外にも、パソコンでもクラウドPBXを使用できます。パソコンで使用する場合、専用アプリをインストールし、USBハンドセットと呼ばれる簡易的な受話器もしくはヘッドセットを接続することで電話ができるようになります。パソコンでの通話は一般的な企業ではあまり行わないかもしれませんが、コールセンターなどではよく行われています。
クラウドPBX７つのメリット
ここではクラウドPBXを利用することで得られる７つのメリットを紹介します。ここで取り上げるメリットは以下の通りです。
メリット1.どこからでも電話ができる
メリット2.内線の通話は無料
メリット3.初期費用を抑えられる
メリット4.小規模利用もできる
メリット5.サードパーティサービスとの連携もできる
メリット6.スピーディに利用し始められる
メリット7.クラウド側で電話番号を提供してくれる
クラウドPBXの導入を検討している方、迷っている方などはぜひ参考にしてください。
メリット1.どこからでも電話ができる
クラウドPBXは、インターネット環境があれば、会社の代表番号を使った発信、着信がどこからでも行えます。そのため、例えば営業などで外出中の社員や出張中の社員でも、簡単に顧客とやり取りができます。わざわざ携帯電話の番号を顧客に伝える必要も、オフィスにいる別の社員がわざわざ担当者に連絡する必要もありません。電話でのスムーズなやり取りが可能となるため、顧客満足度の向上や業務効率化にもつながるでしょう。
営業Aさんの声 「外出先から帰社した時に折り返す電話が多いと気が重くなりますが、クラウドPBXを会社が導入してから営業先でも電話対応ができるようになりました。」
メリット2.内線の通話は無料
クラウドPBXは、内線の通話は無料で行える点も大きなメリットです。例えば、本社と支店でのやり取りの際、クラウドPBXを使って内線通話することも可能です。通常の電話回線を使った通話だと、同じ会社内でも拠点が違うと外線での通話となり、コストがかかっていましたが、クラウドPBXを活用することでコスト削減が期待できます。また、無料で通話できることで、社内のコミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。
営業事務Sさんの声 「別拠点の社員に電話するとき、電話する回数や時間を気にしていましたが、クラウドPBXを使い始めてからはそういった心配をしなくなりました。メールで伝えることもできますが、急ぎの用事の時などは電話の方がいいため、内線無料は本当にありがたいです。」
メリット3.初期費用を抑えられる
クラウドPBXは、クラウド上にPBX機能を設置しているため、会社が物理的な装置を設置する必要がなく、設置に伴う電話回線の工事や機器の購入費用といった初期費用を抑えられることが多いです。ただし、クラウドPBXでも初期設定をベンダーに行ってもらう場合は費用が発生し、オンプレミスPBXとそれほど差がないケースもあります。また、クラウドPBXでもLANの設置工事が必要となるとコストが発生しますので、導入時に確認が必要です。
そのほかにも、物理的な装置がないことで、設置スペースを確保する手間がかからない、メンテナンスをする必要がないといった点もメリットだといえるでしょう。
経理Iさんの声 「電話を効率よく行いたいという課題とコストをいかにして両立するかが課題でしたが、クラウドPBXを使うことで最小限のコストで高い効果を得られていると感じています。」
メリット4.小規模利用もできる
クラウドPBXは使用人数を柔軟に対応できるため、小規模利用も可能です。例えば、社員が数名の企業での導入や、試しに一部の部署で導入してみて良さそうであれば利用する部署を増やしていきたいといった企業にも適しています。そのほかにも、会社を立ち上げたばかりで、今後社員数が増加していくことが予想される企業にもおすすめです。
スタートアップ企業 社長Yさんの声 「うちのような少人数でこれから規模を拡大していこうとしている企業にとっては、小規模利用できて、柔軟に利用者数を変更できるサービスはありがたいです。」
メリット5.サードパーティサービスとの連携もできる
クラウドPBXは、ソフトウェアベースであることもあって、サードパーティサービスとの連携にも対応しており、より業務効率を高めることも可能です。例えば、Microsoft Teamsやチャットツール、営業支援システム、顧客管理ツール、電話帳、受付システムなどとの連携もできます。すでに社内で導入しているツールとの連携ができれば、よりスムーズに業務を進められるでしょう。
カスタマーサポート Nさんの声 「当社では顧客管理ツールと連携させています。誰から電話がかかってきたのかがすぐにわかるため、電話対応がしやすくなりました。」
メリット6.スピーディに利用し始められる
クラウドPBXは、物理的な装置は必要ないため、スピーディに利用を始められる点が特徴です。オンラインで申し込み手続きをすれば、短いものだと即日での利用が可能となります。
EC業Oさんの声 「会社が新たにEC事業に取り組むとなった時に電話対応窓口の開設が必要になったのですが、すぐに電話環境を構築できたため、事業をスムーズに始められました。」
メリット7.クラウド側で電話番号を提供してくれる
最大のメリットは、クラウド側で電話番号を提供することです。一般的なPBX（内線電話交換機）の場合、電話回線をオフィスなどに引いて、それをPBX（内線電話交換機）接続する必要があります。しかし、クラウドPBXであれば、ほとんどのサービスでクラウドPBX事業者が電話回線の提供も行います。これにより、電話回線をオフィスまで引き込む必要がないため、引越などがあっても、電話回線の移転を気にする必要がなくなるほか、簡単に電話番号を増やすことも可能です。
クラウドPBX4つのデメリット
メリットの一方でクラウドPBXにはデメリットもあります。ここでは以下のような4つのデメリットを紹介します。メリット・デメリットの双方を踏まえたうえで、クラウドPBXの利用を検討してください。
デメリット1.音質は通信状況に依存する
デメリット2.発信できない番号がある
デメリット3.コストの負担
デメリット4.市外局番を利用できない場合がある
デメリット1.音質は通信状況に依存
クラウドPBXはインターネットの通信状況によっては音質が悪くなる可能性があります。そのため、外出先で電話をする際は、通信環境が悪くないかを事前に確認しておきましょう。必要に応じて通信状況の良い場所に移動してください。 また、オフィスに電話機を多数置いた場合でもインターネット接続環境によっては、オフィス内で混雑が発生し、通話が不安定なることがあります。
営業Bさんの声 「外出先で顧客からの電話に対応しようとした時、通信状況が悪くて相手の声が途切れ途切れになってしまい、結局あとから電話をかけ直しました。顧客に手間をかけさせてしまいました。」
デメリット2.発信できない番号がある
クラウドPBXサービス事業者が提供する電話番号の場合、クラウドPBXから発信できない電話番号があるため注意しなければなりません。具体的には、110番（警察）、119番（消防）177番（天気予報）、117（時報）などです。緊急通報等を行いたい場合は、スマートフォンの電話回線を使用する必要があります。クラウドPBXサービス事業者が提供する電話回線ではなく、利用者が個別に電話回線を契約し、その回線をクラウドPBXで利用している場合には、このような制限はありません。
総務Iさんの声 「緊急通報の使用頻度は多くないですが、万が一の事態が発生した時に、社員がクラウドPBXから発信できないことで焦ってしまわないように情報を共有しておきました。」
デメリット3.コストの負担
クラウドPBXは、サブスクリプション型のサービスであるため、利用にあたっては月額のコストが発生します。コストの体系は企業によって異なりますが、一般的には初期費用と月額料金、そしてオプション料金などから構成されます。内線端末1台あたりの相場は、1,500〜2,500円/月となります。当然ながら、ユーザー数が多くなるとその分コストも増えるため、特に大企業などは導入する際のコストに注意しなければなりません。 なお、PBXの利用期間は、オンプレミスの場合、６年から10年とされているため、この期間の積み上げ費用を算出して比較することが大切です。
経理Uさんの声 「クラウドPBXの導入を検討していましたが、利用人数が多く、長期利用で利用する見込みがあったため、トータルのコストを考えてオンプレミスPBXを導入しました。 」
デメリット4.市外局番を利用できない場合がある
クラウドPBXサービス事業者が提供する番号を利用する場合、市外局番を利用できないケースもあります。例えば、サービスによっては050などの番号しか利用できず、03や06といった市外局番を継続して利用できません。多くの企業では、顧客に対して市外局番からの電話番号を自社の番号として提示していると思いますので、市外局番を継続して使いたい場合は注意しなければなりません。
総務Nさんの声 「クラウドPBXの導入にあたっていくつかのサービスを候補としていましたが、市外局番を利用できないと聞いたサービスは候補から外しました。市外局番を継続して使用できないとなると、変更や顧客への共有の手間がかかるため、市外局番の利用は必須条件でした。」
クラウドPBXの選び方
ここではクラウドPBXを選ぶ際のポイントを紹介します。クラウドPBXは各社から提供されているため、どれを選べば良いか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。導入にあたり、メリット・デメリットに加え、どういった点をチェックすればいいのか参考にしてください。
最小限の機能で始められるか
クラウドPBXの導入にあたっては、最小限の機能で利用を開始できるかどうかは重要なポイントです。特に初めて導入する企業の場合、まずはお試しで使ってみて、良さそうであれば本格的に導入しようとしているケースは多いでしょう。内線、外線の発信、保留、転送、留守番電話といった基本的な機能のみのプランから始め、必要に応じてオプションで機能を追加できるサービスであれば企業にとっては導入のハードルが低くなります。
サービスによってはほとんどの機能をオプション無しで利用できるものもあります。オプションが意外に高額になるケースもあるので、事前に必要な機能をリストアップしておきましょう。
セキュリティに問題はないか
クラウドPBXは、インターネットを経由して利用するサービスであるため、セキュリティ対策がどうなっているかチェックしておきましょう。これは、クラウドがハッカーなどにより攻撃されることで情報漏洩などのリスクを伴うためです。サービスを提供するベンダーがどういったセキュリティポリシーを掲げているのか、具体的にどういった対策をとっているのかを確認したうえで、安心できるサービスを選ぶことが大切です。
操作性に問題はないか
操作性の良し悪しもサービスを選ぶうえでは大切なポイントです。特に、クラウドPBXは、インターネットを経由して利用するサービスであるため、サービスの管理画面がわかりやすいかどうか、設定変更などはポータルから簡単に行えるかどうかといった点をチェックしておきましょう。
電話番号を変更する必要がないか
先述のとおり、サービスによっては市外局番を使用できず、電話番号の変更が必要となるケースもあるため、そのまま電話番号を使えるのかどうかを確認しておきましょう。変更が必要となると、新しい電話番号を顧客に周知し、封筒や名刺等を作り直す必要があるため、労力と手間を要します。一方で、変更が必要な場合でも、オフィスの新設や移転時などであれば、オフィスの住所と一緒に電話番号も変わることになるため問題ありません。
導入実績
サービスを提供するベンダーの実績にも注目しましょう。具体的にどのくらいの導入数なのか、どういった業種に導入されているのかといった点をチェックすることで、導入するサービスを選びやすくなります。例えば、導入実績の数が多いサービスであれば、ユーザーのニーズに沿ったサービスを提供していると考えられます。また、自社と同業種への導入実績が多ければ、自社にも適しているサービスだと予想できるでしょう。
こんな会社こそクラウドPBXがおすすめです
クラウドPBXは、以下のような会社におすすめです。
- 外出先でも通話する機会が多い企業
- すぐに電話環境を構築したい企業
- テレワークを導入・促進したい企業
営業担当の社員が多く、1日の多くを外出しているといった場合はクラウドPBXの導入がおすすめです。クラウドPBXを導入することで、社員のスマートフォンを内線化できるため、会社にかかってきた電話も簡単に転送できます。
また、新規プロジェクトの発足に伴いすぐに電話環境を構築したい場合などにも、クラウドPBXは適しています。クラウドPBXはオンラインで簡単に申し込みができ、物理的な装置も必要なく、早いものだと即日での利用が可能です。
そのほか、テレワークを推進したい企業にもクラウドPBXはおすすめです。クラウドPBXがあれば、個人のスマートフォンからでも会社の電話番号で発着信ができるため、自宅にいながら会社からの発信として顧客とやりとりができます。
まとめ
今回は、クラウドPBXの概要やメリット・デメリットなどについて解説しました。クラウドPBXは、クラウド上にPBXを設置し、インターネット経由で電話の機能を利用するサービスのことです。スマートフォンやパソコンからでも、会社の番号を使って発着信できるほか、内線化することで通話料を抑えられるといったメリットがあります。一方で、音声品質は通信状況に依存するほか、サービスによっては市外局番を利用できないケースもあるため注意してください。
まほろば工房では、次世代型IP-PBX「MAHO-PBX NetDevancer series」を提供しています。クラウドPBX、オンプレミスPBXどちらもラインナップしています。PBX機能が全部使えて、オプション料金いらず、低コストで快適な電話環境を実現します。また、WEB管理画面から設定を簡単にできるため、忙しいビジネスパーソンにとっても使い勝手がいいでしょう。サポート・保守サポートも丁寧に行なっているため、初めてPBXを導入する企業でも安心できます。貴社にとって最適な電話システム構築の相談に乗ることができますので、お気軽にご連絡ください。
