スマホ内線化とは？スマホ内線化の方法とメリットについて解説

ホワイトワーカーの生産性向上や働き方改革の中で、オフィスのフリーアドレス化やリモートワーク等の普及に見られるようなワークスタイルの変化が進んでいます。

オフィスの電話環境もそうした新しいワークスタイルに合わせて進化していますが、「スマホ内線化」もそうした進化の一つです。スマホ内線化によって、業務が効率化され、働く場所の制約がなくなり、更にコスト削減も可能になるケースが多くあります。

この記事では、スマホ内線化について、基本的な解説や導入方法、メリットについて分かりやすくお伝えします。

スマホ内線化とは？

ビジネスフォンと呼ばれる電話機は、オフィス内のビジネスフォン同士で、内線・外線・転送といった機能を利用する前提で作られていました。

それに対し、スマートフォンにビジネスフォンと同じような機能をもたせる技術が開発されたことで、オフィスの外にいても、スマホを使って内線通話をすることができるようになりました。

それだけでなく、スマホにビジネスフォンの機能をもたせることで、電話機の設置場所にとらわれない、自由な電話環境を構築することが可能になりました。

近年では、個人専用のデスクを固定せずに自由に席を選んで仕事をする「フリーアドレス」制の企業が増えていますので、そうした企業ではスマホをビジネスフォンとして利用するケースが多くなっています。

それ以外にも、顧客からかかってきた着信をオフィス外で受電したり、会社の代表電話番号を使って顧客に発信したりといったことも可能になります。

このように、スマートフォンをビジネスフォン代わりに利用することを一般的に「スマホ内線化」と呼ぶことが多いようです。

スマホ内線化の方法

スマホ内線化を行うには3つの方法があります。

①専用アダプターの導入
②FMCサービスの利用
③クラウドPBXの導入

これらの3つの方法の中身を具体的に見ていきましょう。

専用アダプターの導入

従来型のビジネスフォン主装置に専用アダプターを取り付け（接続する）ことで、スマホに内線化機能を持たせるという方法です。

スマートフォンには専用アプリをインストールします。専用アダプターを設置する工事だけで導入できるため、ビジネスフォンやPBX（主装置）を買い換える必要がなく、大きな投資コストをかけないで済むというメリットがあります。

FMCサービスの導入

FMCサービスとは、”Fixed-Mobile Convergence service”の略です。モバイル端末で固定電話を扱うことがでたりすることを言い、固定電話とモバイル端末を統合化することを言います。

FMCサービスは、通信キャリアに申し込みをして利用します。DoCoMo「オフィスリンク」、au「ビジネスコールダイレクト」、Softbank「ホワイトオフィス」などがあります。

こちらも専用アダプターと同様、ビジネスフォンやPBX（主装置）を変えることなく使用できるメリットがあります。また、現在契約している通信キャリアとの契約を変える必要もありません。

その一方で、スマホでの内線電話はできても外線電話はできないサービスがある点や、複数のキャリアの同時使用が不可能な点は要注意です。

クラウドPBXの導入

クラウドサービスとは、データの管理・共有からサービスの利用・提供まで幅広く様々なものをインターネット上で管理できるサービスです。

スマホ内線化の6つのメリット

スマホ内線化の導入を検討するにあたり、以下の6つのメリットを参考にしてみてください。

メリット① オフィスの外でも内線通話が可能

内線の発着信がオフィスの内外問わず可能になります。オフィス内に設置された固定電話と社員のスマホとの間、そして社員のスマホ同士での通話が内線化されます。

社外での活動が多い営業マンを数多く抱える企業では、オフィス外からのスマホでの業務連絡が多いと通話料が嵩みます。また、昨今ではテレワークも増えてきているため、オフィスと自宅・外出先との間の通話料金が増えるケースが多くなっています。

メリット② オフィスの外から代表電話で外線の発着信可能

2つ目は、スマホで代表電話番号を使った発着信できるというメリットがあります。

テレワーク中に取引先や新規の連絡先の企業に電話をかけなければならない場合、会社の代表電話を使ってかける方がやりとりする上で都合が良い場合があったり、オフィス外を不在にしている場合でも代表電話にかかってきた着信を受けることができるのは便利です。

着信ではボイスワープとは異なり、転送料金は無料で複数人の同時転送なども可能です。（FMCサービスの場合は、契約サービスにもよりますが、携帯の通話になりますので携帯の通話料が発生する場合があります。

オフィスを不在にすることが多い会社では、オフィスの外で外線の発着信機能は非常に便利です。

メリット③ 外出中の担当者に着信の取り次ぎが可能

3つ目は、オフィスに着信した電話を外出中の社員のスマホに取次いだり、スマホ間で取次いだりなど、柔軟な取次が可能です。

担当者が外出していたり、席を外したりしていて顧客からの着信に出られない時には、別の社員がとった顧客の着信をそのまま別の場所にいる担当者へ取り次ぐことができます。

外出中や自宅にいたでとしても、まるでオフィスにいるかのようにスムーズに取り次ぐことができます。折り返しの対応を省くことができるため、業務効率の向上も可能になります。

また、スピーディーに対応することによって、折り返しを待ってもらうといった時間がなくなり、顧客満足度の向上にもつながります。

メリット④ 投資・通話コストを削減可能

4つ目は、投資・通話コストを削減できることです。

通信キャリアのスマホ通話機能を利用している場合は、スマホ内線化によって通話料を削減することできます。インターネット通信の契約内容も関係してきますが、大きくコストを削減することができます。

また、スマホを利用することでビジネスフォンの設置台数を減らすことができ、投資コストを削減できるケースがあります。

社員の個人用のスマホを利用する場合は法人携帯を別途契約する必要がなくなるので、更に投資コストが下がります。その場合は、社員も会社用と個人用のスマホを2台持ち歩く煩わしさがなくなるというメリットもあります。

メリット⑤ テレワークや働き方改革に有効

5つ目は、テレワークに便利なことです。

会社の代表電話を受けるためにオフィスに出社しているという企業も見受けられますが、スマホを内線化することで、事務員やコールセンタースタッフが自宅にいても会社番号での発着信ができるため、出社の必要がありません。

自宅とオフィスとの間でシームレスな電話環境を構築することによって、社員同士での業務のやり取りや、会社の代表電話番号を使った顧客対応が可能になります。

働く場所を選ばない仕事環境が構築できるため、生産性が向上するとともに、社員のワーク・ライフ・バランスも良くなるという効果が期待できます。

メリット⑥ BCP対策にも効果的

6つ目は、クラウドPBXを導入してスマホを内線化した場合には、災害などの停電時にも内線・外線などが使えるため、BCP対策になるということです。

災害による停電時でも、他の社員や支社、支店、営業所、関連会社などと内線で連絡を取りあうことができます。また、ウェブ上に保存した電話帳データを利用して業務を停滞させないようにしたりできます。

まとめ

多くの国民が、固定電話は持っていなくてもスマホは持っているという現代においては、スマホをビジネスフォン代わりに使用することに違和感を感じることはないのではないでしょうか？

スマホ内線化は、生産性・ワークライフバランスを向上させ、コストを下げる可能性を持っています。企業経営においてスマホ内線化を検討しないことは大きな機会損失を招くでしょう。

まほろば工房は、オフィスに設置されたMAHO-PBXと相互接続してスマートフォン端末を内線端末と同じように利用できるようにするMobileWarpというサービスや、クラウドPBX導入に対応しているネットワークのプロフェッショナル企業です。

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